Aprendiendo administración y calidad

La administración bajo distintos aspectos, es hasta F. W. Taylor donde adquiere su carácter cintífico, posteriores contribuciones lograron engrandecer este arte de "lograr el máximo beneficio, con el mínimo de esfuerzo", aunque una visión fresca no permite desvincular de ninguna manera aspectos prácticos-competitivos, asociados a los "gurus" de la Calidad, Deming, Ishikawa, Feigbaun, Crosby, etc., que en su conjuto otorgan las herramientas para enfrentar el reto de un futuro muy comprometido. Las potencias emergentes hoy lo comprenden plenamente, -cuando menos así parece- basta observar los cambios en países de Asia y particularmente en China, recuerde: ¿Qué características tenía un producto importado de ese país en los años 70´?, ¿Cómo es hoy?

Etapa Planeación

DEFINICIONES
" La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización” Agustín Reyes Ponce

La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, éstos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social.

"Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale.

" Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry.

"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernández Arenas.

Elementos del concepto

* Objetivo.El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados.

* Cursos alternos de acción.Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción y estrategias, para conseguir los objetivos.

* Elección.La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada.

* Futuro.
La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Un plan es un conjunto de acciones por medio de los cuales se pretende lograr objetivos importantes, debiendo considerar:
Definición clara, precisa de los objetivos
b) Determinar dónde esta usted frente a esos objetivos
c) Desarrollar premisas en relación a las condiciones futuras
c) Identificar y elegir alternativas para el logro de los objetivos d) Implementar planes de acción y evaluar resultados

Importancia de la planeación
“La planeación es la herramienta que ayuda a los administradores a desarrollar nuevas aptitudes y procedimientos para encarar los negocios mañana. Aunque también proporciona a la empresa muchas otras cosas valiosas, su mayor aportación radica en hacer frente al cambio: el cambio de los negocios de hoy a los de mañana.
La planeación atisba en el futuro, anticipando el posible derrotero de los acontecimientos, con el propósito de delinear el desarrollo de nuestras acciones futuras”.
Proporciona una base confiable en la aplicación del control, “lo que no se puede medir, no se puede mejorar” , por ello mismo es recomendable iniciar actividades con la anticipación de un orden de las acciones, con lo que se busca asegurar el éxito, reducir el fracaso, evitar duplicidad de tareas, evitar gastos innecesarios, minimizar en lo posible el esfuerzo, su acertada instrumentación reduce problemas o complicaciones con lo que seguramente el administrador recibe una herramienta que le será de gran ayuda, sobre todo para no lamentarse después por lo que dejo de hacer al carecer de la misma, especialmente la planeación bien documentada, por escrito, contribuye a enfrentar condiciones inciertas, al contar con una guía de actividades que puede orientar el trabajo por hacer.

Razones por las cuales es importante la planeación:
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.
Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión
Las premisas
Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operarán los planes. Incluyen supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras conocidas que afectarán la operación de los planes.

• Dos grandes tipos de pronósticos se emplean como premisas de planeación:
• Los pronósticos de eventos que no serán influenciados por la organización.
• Los pronósticos de eventos que serán influenciados al menos en parte, por el comportamiento de la organización.
•Y por su naturaleza pueden ser internas o externas

Principios de la Planeación

Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Siendo los siguientes:

* Factibilidad.
Lo que se prevé debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

* Objetividad y cuantificación.
Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Para ello es necesario emplear técnicas estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos, modelos de simulación, todo ello para reducir al mínimo los riesgos.

* Flexibilidad.
Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.

* Unidad.
Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónico en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.

* Del cambio de estrategias.
Cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los estrategias y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos.

Clasificación de los planes

Por su clase o básicos

Políticas
Procedimientos
Métodos
Programas
Presupuestos
Pronósticos
Reglas

Por su periodo de tiempo

Corto plazo
Mediano plazo
Largo Plazo

Por su uso

De uso único
De uso repetitivo

Por su nivel jerárquico

Estratégicos
Tácticos
Operativos